Come vendere alle scuole statali
Aggiornata al 29 settembre 2026. Ogni affermazione normativa cita l'articolo. Non è consulenza legale.
Tutto quello che si trova online sugli acquisti delle scuole è scritto per il DSGA che compra. Questa è scritta per chi vende, e parte da un numero che quasi tutti citano sbagliato.
Il numero che tutti citano, e perché è sbagliato
Se cerchi quanto può spendere una scuola senza passare dal Consiglio di Istituto, troverai ovunque la cifra di 10.000 euro. Quella cifra esiste, ma non vuol dire quello che sembra.
L'art. 45 comma 2 lettera a) del Decreto Interministeriale 129/2018 attribuisce al Consiglio di Istituto la determinazione dei criteri e dei limiti entro cui il dirigente scolastico svolge l'attività negoziale, per gli affidamenti di importo superiore a 10.000 euro.
Leggilo bene: i 10.000 euro non sono il tetto di spesa del preside. Sono la soglia oltre la quale il Consiglio di Istituto deve fissare dei criteri. Il tetto vero lo decide ogni singola scuola, e varia moltissimo.
Il documento che ti dice fino a quale importo quel dirigente può firmare da solo si chiama Regolamento di istituto per l'attività negoziale, ed è pubblicato in Amministrazione trasparente sul sito della scuola.
Non è un dettaglio burocratico. Un istituto comprensivo ha deliberato un limite di 139.999,99 euro per servizi e forniture, un altro si è fermato a 40.000. Stessa norma, due mondi commerciali diversi. Se non leggi quel regolamento, non sai con chi stai parlando.
Chi decide e chi firma
Sono tre soggetti diversi e confonderli è il modo più rapido per perdere tempo.
Il dirigente scolastico svolge l'attività negoziale e firma il contratto: lo dice l'art. 44 comma 1 del DI 129/2018.
Il DSGA, il direttore dei servizi generali e amministrativi, è chi istruisce la pratica: l'art. 44 comma 2 stabilisce che il dirigente si avvale della sua attività istruttoria. Prepara le determine e i prospetti comparativi e gestisce il fondo economale per le minute spese. Non è il decisore formale, salvo delega, ma è l'interlocutore tecnico reale e in pratica è chi la tua offerta la legge per primo.
Il Consiglio di Istituto non firma contratti. Fa due cose: delibera direttamente su un elenco tassativo di materie, tra cui i contratti pluriennali, e determina i criteri e i limiti dentro cui il dirigente si muove.
Il documento che ti dice cosa comprerà la scuola
Ogni scuola pubblica ogni anno un documento che elenca come intende spendere i propri soldi, aggregati per destinazione, con una relazione che spiega gli obiettivi. Si chiama Programma Annuale, ed è pubblico.
L'art. 5 comma 8 del DI 129/2018 stabilisce che è predisposto dal dirigente con la collaborazione del DSGA e proposto al Consiglio di Istituto entro il 30 novembre dell'anno precedente. Il Consiglio lo approva entro il 31 dicembre. L'art. 5 comma 11 impone di pubblicarlo entro quindici giorni dall'approvazione nel Portale unico dei dati della scuola e nel sito della scuola, sezione Amministrazione trasparente.
È la fonte più sottovalutata da chi vende alle scuole. Dice in anticipo dove andranno i soldi di quella scuola, con il dettaglio delle destinazioni.
Attenzione alle date: il calendario ordinario può essere derogato da note ministeriali annuali. Per l'esercizio 2026 i termini sono stati prorogati e l'approvazione è slittata a metà febbraio. Controlla la nota del ministero dell'anno in corso prima di dare per buono il calendario.
Le due finestre in cui conviene esserci
Non ci sono stagioni di acquisto documentate, e chi ti dice che le scuole comprano a settembre sta tirando a indovinare. Ci sono però due momenti in cui la procedura contabile apre una porta.
Ottobre e novembre, quando il dirigente e il DSGA stanno costruendo il Programma Annuale dell'anno successivo. È l'unico momento in cui puoi incidere su una previsione di spesa invece che inseguire una decisione già presa.
Maggio e giugno, perché l'art. 10 comma 1 del DI 129/2018 impone al Consiglio di Istituto di verificare almeno una volta l'anno, con delibera di assestamento da adottare entro il 30 giugno, le disponibilità finanziarie e lo stato di attuazione del programma. È il momento in cui emergono economie e risorse non impegnate.
MEPA e Consip, cosa vale davvero per le scuole
Qui bisogna essere precisi, perché le fonti divulgative si contraddicono.
L'art. 1 comma 449 della legge 296/2006 include espressamente gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado tra i soggetti tenuti ad approvvigionarsi utilizzando le convenzioni quadro Consip. Su questo non c'è dubbio: se esiste una convenzione attiva per quella categoria, la scuola deve usarla.
L'art. 1 comma 450 della stessa legge, che impone il ricorso al mercato elettronico per gli acquisti da 5.000 euro in su, esclude invece espressamente gli istituti e le scuole dal suo primo periodo. Esistono però letture secondo cui l'obbligo rientrerebbe comunque per altra via, e la questione non è pacifica. Se la tua offerta dipende dal fatto che la scuola passi o non passi dal MEPA, verificala sul regolamento di quella scuola invece di fidarti di una regola generale.
Un punto che invece è netto e che conta: dal 1 gennaio 2024 tutte le procedure passano da piattaforme di approvvigionamento digitale certificate, per effetto dell'art. 25 del D.Lgs. 36/2023, e il codice identificativo di gara si ottiene solo tramite piattaforma certificata.
Le leve, con la norma accanto
Leggere il Regolamento di istituto per l'attività negoziale della scuola prima di preparare l'offerta, per sapere fino a quale importo il dirigente firma da solo.
Art. 45, comma 2, DI 129/2018
Leggere il Programma Annuale della scuola, che è pubblico e dice come intende spendere, aggregato per destinazione.
Art. 5, commi 8 e 11, DI 129/2018
Presidiare la finestra di costruzione del programma, tra ottobre e novembre, quando la spesa non è ancora decisa.
Art. 5, comma 8, DI 129/2018
Presidiare la delibera di assestamento entro il 30 giugno, quando emergono le economie.
Art. 10, comma 1, DI 129/2018
Parlare con il DSGA e non solo con il dirigente: è chi istruisce la pratica e prepara i prospetti comparativi.
Art. 44, comma 2, DI 129/2018
Verificare se esiste una convenzione Consip attiva sulla tua categoria, perché se c'è la scuola è tenuta a usarla.
Art. 1, comma 449, L. 296/2006
Registrarsi sulla piattaforma di approvvigionamento digitale certificata usata da quella scuola: senza, non si partecipa.
Art. 25 D.Lgs. 36/2023
Verificare i contratti già pubblicati dalla scuola in Amministrazione trasparente, per sapere chi è il fornitore in essere.
Art. 48, comma 1, DI 129/2018
Gli errori che costano
Il preside non ha un tetto di 10.000 euro.
Quella soglia riguarda la competenza del Consiglio di Istituto a fissare criteri, non il potere di spesa del dirigente. Il limite vero è nel regolamento di quella scuola.
Non dare per scontato chi è il responsabile del procedimento.
Nelle scuole la figura non coincide automaticamente con il dirigente. Se ti serve saperlo, leggilo nell'atto di affidamento, non dedurlo.
Il programma di finanziamento non si chiama più PON.
La programmazione europea corrente per le scuole è il Programma Nazionale Scuola e competenze 2021-2027. Scrivere PON in un'offerta ti data di sei anni.
Il regolamento di contabilità è del 2018, il Codice è del 2023.
Il DI 129/2018 rinvia al vecchio Codice dei contratti. È ancora vigente, ma i suoi rinvii vanno letti come rinvii al Codice attuale. Se citi il D.Lgs. 50/2016 in un'offerta, sembri fermo.
Dove ci incastriamo noi
Questa guida ti dice come funziona una scuola. Non ti dice quali scuole hanno budget sulla tua categoria.
S2PA mappa gli enti pubblici italiani e li valuta rispetto a quello che vendi tu. Serve a scegliere le venti scuole su cui vale la pena leggere il regolamento e il programma annuale, invece di aprirne duecento a caso.